Algemeen reglement

Reglement Uitleendienst Jeugdraad Schilde

(goedgekeurd op de openjeugdraad van maart 2025)

1. Uitleendienst

De gemeentelijke jeugdraad beschikt over een uitleendienst.
In de rest van dit document wordt de uitleendienst jeugdraad Schilde verder benoemd met uitleendienst.
De uitleendienst bezit, beheert en ontleent audiovisueel materiaal.
De doelgroep zijn in de eerste plaats jeugdverenigingen/-bewegingen gevestigd in Schilde of ‘s Gravenwezel, in de tweede plaats jongeren uit Schilde.
De uitleendienst is gevestigd in de kelder van Werf 44 aan de Schoolstraat 44 te Schilde.
De uitleendienst is geopend maandag en donderdag telkens tussen 19:00u en 20:00u.
De open jeugdraad vertrouwt het dagelijks beheer van de uitleendienst toe aan de vrijwillige werkgroep uitleendienst.

 

    2. Ontlenen​

Iedere inwoner van Schilde kan materiaal ontlenen.
Echter is ontlenen enkel gratis voor erkende verenigingen binnen Schilde, scholen binnen Schilde en particulier jongeren (tot 26 jaar) binnen Schilde.
Particulieren (+26 jaar) en niet erkende verenigingen binnen Schilde zullen een lage huurprijs (te vinden op de website) betalen. Deze betaling vindt plaats bij het afhalen van het materiaal en wordt met de kaart gedaan.
De uitleendienst vermeld op voorhand hoeveel de huurprijs bedraagt.
Commerciële vennootschappen en handelszaken kunnen geen materiaal ontlenen.
Het materiaal mag niet gebruikt worden voor activiteiten ten bate van commerciële vennootschappen en handelszaken.
Elke erkende vereniging en school binnen Schilde, kiest per werkingsjaar maximaal 2 verantwoordelijken om de communicatie te voeren met de uitleendienst. De gegevens van deze verantwoordelijke, worden gecommuniceerd naar de uitleendienst. Bij wijziging van een verantwoordelijke, wordt de uitleendienst op de hoogte gebracht.
Enkel deze personen kunnen dus materiaal ontlenen voor de school of vereniging. Ook zullen enkel deze mensen gecontacteerd worden door de uitleendienst.

 

    3. Waarborg en vergoedingen

Bij het afhalen moet een waarborg met kaart betaald worden. Deze bedraagt €150. De waarborg wordt na het binnenbrengen en nakijken van het materiaal teruggestort.
- Bij te laat terugbrengen zal een boete van €5 per dag gerekend worden, te laat is na 19:30u.
- Voor slecht opgerolde kabels wordt €0,5 per kabel aangerekend.
- Voor poetsen en repareren wordt €20 per uur gerekend.
- Voor het opnieuw aansluiten van dj-sets die in 1 stuk worden ontleend wordt €5 aangerekend.
- Reparaties door een extern bedrijf, indien de werkgroep uitleendienst deze zelf niet kan uitvoeren, worden volledig terugbetaald door de ontlener.
- Verloren of gestolen materiaal, wordt nieuw aangekocht door de werkgroep uitleendienst en vergoed door de ontlener.
- Indien een volgende ontlening niet kan doorgaan door het te laat binnenbrengen, zal er materiaal gehuurd worden en in rekening gebracht worden bij de ontlener.
- Verbruiksmateriaal moet vergoed worden (bv. Rookvloeistof, confetti, sparkular vulling, ... )
Ontleners die nog kosten moeten betalen zullen de waarborg niet terugkrijgen en mogen geen materiaal meer ontlenen tot de verschuldigde bedragen werden betaald.

   

    4. Waar en wanneer aanvragen?

Aanvragen gebeurt via de website: www.udschilde.be
Tijdens de openingsuren kan u op de uitleendienst langskomen of ons bereiken via:
Instagram: @uitleendienst_schilde
Mail: uitleendienst@gmail.com

Tel.: +32 478 09 87 81 (enkel bereikbaar via Whatsapp)

Ook worden mails en telefoongesprekken enkel beantwoord tijdens de openingsuren.

   

    5. Aanvraagtermijn

Ontleners kunnen ten vroegste 1 maand en ten laatste 1 week op voorhand een aanvraag doen.
Enkel erkende jeugdverenigingen, scholen, gemeentelijke adviesraden en gemeentelijke diensten uit Schilde kunnen maximum 6 maanden op voorhand materiaal vastleggen.

 

    6. Ontleenvoorwaarden

Elke ontlening is maximaal voor 1 ontleenperiode.
Een ontleenperiode is van donderdag tot en met maandag (afhalen en terugbrengen inbegrepen).
Indien mogelijk kan een langere gebruiksperiode afgesproken worden. Dit op voorwaarde dat het minstens 1 maand op voorhand wordt aangevraagd en goedgekeurd wordt op de werkgroepvergadering.
Zowel de open jeugdraad, als de ‘werkgroep uitleendienst’, mag ten allen tijde een ontlening weigeren.

 

    7. Schorsing

Ontleners die driemaal binnen de periode van een halfjaar een ernstige inbreuk begaan tegen de bepalingen van het reglement kunnen door de ‘werkgroep uitleendienst' geschorst worden voor één maand.
Begaat die ontlener binnen de periode van een halfjaar na de schorsing opnieuw een ernstige inbreuk tegen de bepalingen van het reglement zal de ‘werkgroep uitleendienst' de ontlener schorsen voor drie maanden.
De schorsingen worden door de ‘werkgroep uitleendienst' ter kennis gebracht aan de eerstvolgende open jeugdraad.
Ontleners die
- materiaal doorverhuren of doorgeven voor gebruik door commerciële vennootschappen of handelszaken
- persoonlijke inkomsten verwerven door het materiaal door te verhuren
- personen die een boete weigeren te betalen
worden altijd voor zes maanden of langer geschorst afhankelijk van de inbreuk en zullen er verdere stappen ondernomen worden.
In geval van fraude of inbreuk op de bepalingen van het reglement wordt de waarborg altijd ingehouden en als boete beschouwd.

 

   8. Ontleenformulier en verklaringen

De ontlener vult een ontleenformulier in en legt een identiteitskaart voor.

Het ontleenformulier bevat:
- oplijsting van het ontleend materiaal.
- naam, adres, GSM-nummer en mailadres van de ontlener
- naam en adres van de vereniging (indien van toepassing)

- periode van ontlening
- locatie en activiteit
- rekeningnummer
De ontlener aanvaardt door het ontleenformulier te handtekenen dit reglement.
De gegevens worden minimaal 1 werkjaar bijgehouden.

 

    9. Gebruik

Het ontleende materiaal mag alleen in België gebruikt worden.
De ontlener mag GEEN reparaties of wijzigingen aan het materiaal laten uitvoeren, zelf uitvoeren of onderdelen vervangen.
Elke zaak van overmacht (schade, rechtsvorderingen, enz.) waardoor het toegezegde materiaal niet ter beschikking kan worden gesteld, verbreekt de overeenkomst, zonder recht op schadevergoeding voor de
ontlener.
Niemand mag zich via het materiaal persoonlijk verrijken.

 

  10. Afhalen en terugbrengen

Bij het afhalen wordt het materiaal door de ontlener gecontroleerd (schade, alle kabels voorzien...). Vastgestelde schade moet direct gemeld worden. Als deze schade voordien nog niet werd vastgesteld,
wordt deze in rekening gebracht bij de ontlener.
Schade dat niet vooraf vermeld werd en bij terugbrengen wordt opgemerkt door de werkgroep uitleendienst, wordt altijd automatisch in rekening gebracht aan de ontlener.
Indien een kabel ontbreekt en het voor de ontlening niet vermeld wordt, is dit de schuld van de ontlener en kan er geen nieuwe voorzien worden.
De ontlener haalt het materiaal zelf op en brengt het ook zelf terug.
Materiaal binnenbrengen dient op maandag tussen 19.00u en 19.30u te gebeuren.
Materiaal ophalen dient op donderdag tussen 19.00u en 19.45u te gebeuren.

 

  11. Beschadigingen, diefstal, verlies, fraude

De ontlener moet de nodige maatregelen nemen om beschadiging, diefstal of verlies te voorkomen.

Beschadiging, diefstal of verlies – geheel of gedeeltelijk – van het materiaal is ten laste van de ontlener en moet volledig worden vergoed.
Het moet ook onmiddellijk gemeld worden aan de uitleendienst via: uitleendienst@gmail.com .
In geval van diefstal of verlies moet binnen 24u proces-verbaal worden opgemaakt door de bevoegde politieautoriteit en moet de werkgroep uitleendienst op de hoogte worden gesteld.

 

  12. Waarborg regeling erkende jeugdverenigingen

Bij de ontlening door een erkende jeugdvereniging moet er geen waarborg worden betaald.
Als een jeugdvereniging een boete krijgt wegens nalatigheid of het beschadigen van uitleendienst eigendommen zal dit op de dag zelf persoonlijk vermeld worden aan de verantwoordelijke ontlener.
De boetes worden samengeteld en betaald bij de eindafrekening (laatste donderdag van mei).

 

  13. Aansprakelijkheid

De gemeentelijk jeugdraad kan nooit aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen en/of andere schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit het gebruik van het materiaal.

​

  14. Klachten

Voor klachten die niet in overleg met uitleendienst Schilde opgelost kunnen worden, kan u altijd de dienst vrije tijd en welzijn te Schilde contacteren.

Mail: jeugd@schilde.be

Tel.: 03 380 07 44

Adres: Eugeen Dierckxlaan 24, 2970 Schilde

​

  15. Aanpassingen

Dit reglement is van kracht vanaf 10 april 2004.
Dit reglement werd aangepast op 28 augustus 2018
Dit reglement werd aangepast op 17 maart 2025.
De open jeugdraad kan dit reglement aanpassen wanneer zij dit nodig acht.