Algemeen reglement

Reglement Uitleendienst Jeugdraad Schilde

(goedgekeurd op de openjeugdraad van oktober 2014)

Uitleendienst
De gemeentelijke jeugdraad beschikt over een uitleendienst.
In de rest van dit document wordt de uitleendienst jeugdraad Schilde verder benoemd met uitleendienst.
De uitleendienst bezit, beheert en ontleent pedagogisch, socio-cultureel verantwoord materiaal.
De doelgroep zijn in de eerste plaats Schildense jeugdverenigingen, in de tweede plaats Schildense jongeren.
De uitleendienst is gevestigd aan de Eugeen Dierckxlaan 23 te Schilde.
De uitleendienst is geopend maandag en donderdag telkens tussen 19:00u en 20:00u.
De open jeugdraad vertrouwt het dagelijks beheer van de uitleendienst toe aan de werkgroep uitleendienst.
Wie kan ontlenen
Iedere inwoner van Schilde kan materiaal ontlenen.
Commerciële vennootschappen en handelszaken kunnen geen materiaal ontlenen.
Het materiaal mag niet gebruikt worden voor activiteiten ten bate van commerciële vennootschappen en handelszaken.
Waarborg en vergoedingen
Bij het afhalen moet een waarborg met kaart betaald worden. Deze bedraagt 150 €. De waarborg wordt na het binnenbrengen en nakijken van het materiaal terug gestort.
- Bij te laat terugbrengen zal een boete van 5 € per dag gerekend worden, te laat is na 19:30u.
- Voor slecht opgerolde kabels wordt 0,5 € per kabel aangerekend.
- Voor poetsen en repareren wordt 15 € per uur gerekend.
- Schade door het te laat terugbrengen moet vergoed worden (Bv. Huurprijs alternatief materiaal)
- Verbruiksmateriaal moet vergoed worden (Bv. Badges, rookvloeistof, bundelmaterialen, ... )
Ontleners die nog kosten moeten betalen zullen de waarborg niet terugkrijgen en mogen geen materiaal meer ontlenen tot de verschuldigde bedragen werden betaald.
Waar en wanneer aanvragen?
Aanvragen gebeurt via e-mail naar: info@udschilde.be
Tijdens de openingsuren kan u op de uitleendienst langs te komen of een bericht sturen naar onze instagram: @uitleendienst_schilde
Aanvraagtermijn
Ontleners kunnen ten vroegste 1 maand op voorhand een aanvraag doen.
Enkel erkende jeugdverenigingen, gemeentelijke adviesraden en diensten uit Schilde kunnen maximum één jaar op voorhand materiaal vastleggen.
Ontleenvoorwaarden
Elke ontlening is maximaal voor 1 ontleenperiode.
Een ontleenperiode is van maandag tot en met donderdag of van donderdag tot en met maandag (afhalen en terugbrengen inbegrepen).
Indien mogelijk kan een langere gebruiksperiode afgesproken worden.
Dit op voorwaarde dat het minstens 1 maand op voorhand wordt aangevraagd en goedgekeurd wordt op de werkgroepvergadering.
Zowel de open jeugdraad, als de ‘werkgroep uitleendienst’, mag ten allen tijde een ontlening weigeren.
Schorsing
Ontleners die driemaal binnen de periode van een halfjaar een ernstige inbreuk begaan tegen de bepalingen van het reglement kunnen door de ‘werkgroep uitleendienst' geschorst worden voor één maand.
Begaat die ontlener binnen de periode van een halfjaar na de schorsing opnieuw een ernstige inbreuk tegen de bepalingen van het reglement zal de ‘werkgroep uitleendienst' de ontlener schorsen voor drie maanden.
De schorsingen worden door de ‘werkgroep uitleendienst' ter kennis gebarcht aan de eerstvolgende open jeugdraad.
Ontleners die
- materiaal doorverhuren of doorgeven voor gebruik door commerciële vennootschappen of handelszaken
- persoonlijke inkomsten verwerven door het materiaal door te verhuren worden altijd voor zes maanden geschorst.
In geval van fraude of inbreuk op de bepalingen van het reglement wordt de waarborg altijd ingehouden en als boete beschouwd.
Ontleenformulier en verklaringen
De ontlener vult een ontleenformulier in en legt een identiteitskaart voor.
Het ontleenformulier bevat:
- oplijsting van het ontleend materiaal.
- naam, adres en GSM nummer van de ontlener
- naam en adres van de vereniging(indien van toepassing) - periode van ontlening
- locatie en activiteit
De ontlener aanvaardt door het ontleenformulier te handtekenen dit reglement. De ontlener aanvaardt door te ontlenen dit reglement.
Gebruik
Het ontleende materiaal mag alleen in België gebruikt worden.
De ontlener mag geen reparaties of wijzigingen aan het materiaal laten uitvoeren, zelf uitvoeren of onderdelen vervangen.
Elke zaak van overmacht (schade, rechtsvorderingen, enz.) waardoor het toegezegde materiaal niet ter beschikking kan worden gesteld, verbreekt de overeenkomst, zonder recht op schadevergoeding voor de ontlener.
Niemand mag zich via het materiaal persoonlijk verrijken.
Afhalen en terugbrengen
Bij het afhalen wordt het materiaal door de ontlener gecontroleerd. Vastgestelde schade moet direct gemeld worden.
De ontlener haalt het materiaal zelf op en brengt het ook zelf terug. Materiaal binnenbrengen dient voor 19.30u te gebeuren.
Materiaal ophalen dient voor 19.45u te gebeuren.
Beschadigingen, diefstal, verlies, fraude
De ontlener moet de nodige maatregelen nemen om beschadiging, diefstal of verlies te voorkomen.
Beschadiging, diefstal of verlies – geheel of gedeeltelijk – van het materiaal is ten laste van de ontlener en moet volledig worden vergoed.
Het moet ook onmiddellijk gemeld worden aan de verantwoordelijken van de uitleendienst.
In geval van diefstal of verlies moet binnen 24u proces-verbaal worden opgemaakt door de bevoegde politieautoriteit en moet een verantwoordelijke van de uitleendienst op de hoogte worden gesteld.
Waarborg regeling erkende jeugdverenigingen
Bij de ontlening door een erkende jeugdvereniging moet er geen waarborg worden betaald.
Als een jeugdvereniging een boete krijgt wegens nalatigheid of het beschadigen van uitleendienst eigendommen zal dit op de dag zelf persoonlijk vermeld worden aan de verantwoordelijke ontlener.
Zodra de controle afgerond is zal het ontleenformulier ook meteen in gescand en verstuurd worden naar de voorzitter/groepsleiding van de jeugdvereniging.
Hierbij wordt de keuze gegeven om de te betalen boete direct te komen vereffenen of te wachten op de eindafrekening(01/01 tot 31/12).
Aansprakelijkheid
De gemeentelijk jeugdraad kan nooit aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen en/of andere schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit het gebruik van het materiaal.
Aanpassingen
Dit reglement is van kracht vanaf 10 april 2004.
Dit reglement werd aangepast op 28 augustus 2018.
De open jeugdraad kan dit reglement aanpassen wanneer zij dit nodig acht.